ELVIS präsentiert die Whistleblower-Plattform
Das Hinweisgeberschutzgesetzt rechtssicher umgesetzt!
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HINTERGRUND

Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) wurde am 12. Mai 2023 vom Bundesrat verabschiedet und ist am 2. Juli 2023 in Kraft getreten.

Unternehmen sind seither verpflichtet, effektive und sichere Kanäle für die Meldung von Missständen einzurichten, um sicherzustellen, dass Hinweisgeber keine negativen Folgen wie Mobbing, Kündigung oder Rufschädigung fürchten müssen.

Detaillierte Informationen zu diesem Thema finden Sie beispielsweise auf der Website der Bundesregierung.

WAS BEDEUTET DAS FÜR SIE?

Sobald Ihre Belegschaft mehr als 50 Beschäftigte zählt, müssen Sie eine interne Meldestelle einrichten. Dabei sind/waren folgende Fristen zu beachten:

  • ab 250 Beschäftigte: seit dem 02. Juli 2023
  • 50 bis 249 Beschäftigte: seit dem 17. Dezember 2023

HANDELN SIE JETZT!

Andernfalls drohen empfindliche Strafen. Im Gesetzesentwurf ist unter anderem vorgesehen, dass eine Geldbuße von bis zu 20.000 Euro verhängt werden kann, wenn kein internes Meldesystem eingerichtet oder betrieben wird.

ANFORDERUNGEN AN DIE MELDESTELLE

Die Aufgaben der Meldestelle umfassen die Einrichtung und den Betrieb von Meldekanälen, die Verwaltung des Meldeverfahrens und die Umsetzung entsprechender Folgemaßnahmen. Folgende Anforderungen sind dabei zu beachten (klicken Sie bitte auf die > Punkte, um genauere Erläuterungen anzuzeigen):

Bei den eingehenden Meldungen handelt es sich in der Regel um sensible personenbezogene Daten mit erhöhtem Schutzbedarf. Mit den Daten ist daher mit der gebotenen Sorgfalt umzugehen, um Verstöße gegen die DSGVO zu vermeiden.

Sie benötigen eine entsprechende Infrastruktur (Briefkasten, Hotline oder Portal), um Meldungen in mündlicher, schriftlicher oder persönlicher Weise zu ermöglichen.

  • Die Vertraulichkeit des Hinweisgebers muss auf allen Meldekanälen geschützt sein. Das heißt, ohne dessen ausdrückliche Zustimmung darf keinen anderen Personen als den befugten Mitarbeitern (den “Meldestellen-Beauftragten”) die Identität des Hinweisgebers offengelegt werden.

Die Personen, die mit den Aufgaben der Meldestelle betraut sind, müssen unabhängig sein. Potenzielle Interessenkonflikte sind kategorisch auszuschließen.

Die Personen, die Verantwortung für die Meldestelle tragen, müssen über eine entsprechende Fachkunde verfügen. Bei intern betriebenen Meldestellen bedeutet dies: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter müssen in der Auslegung und Anwendung des Gesetzes geschult werden.

Auf eine eingegangene Meldung muss innerhalb der vorgeschriebenen Bearbeitungsfristen (7 Tage) eine Reaktion erfolgen. Folgemaßnahmen sind beispielsweise das Einleiten interner Nachforschungen, das Einschalten der zuständigen Behörde – oder auch der Abschluss des Verfahrens aufgrund mangelnder Beweise.

Die Meldestelle hat die Pflicht, die Hinweisgeber innerhalb von drei Monaten über die getroffenen Maßnahmen zu informieren.

Meldestellen haben eine Dokumentationspflicht. Sie müssen die Kommunikation revisionssicher  unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots speichern.

Der Aufwand, einen Meldekanal aufzusetzen und zu unterhalten, der den gesetzlichen Anforderungen zu 100 % gerecht wird, ist groß und belastet vor allem die unternehmenseigenen Ressourcen. Eine denkbare Lösung: Der Einsatz einer Whistleblower-Plattform, die extern betrieben wird. Sie lagern die vom Gesetz vorgeschriebene intern Meldestelle aus, indem Sie einen spezialisierten Anbieter mit der Einrichtung beauftragen.

LÖSUNG FÜR ELVIS PARTNER

Die Vorteile digitaler Hinweisgeber-Portale: Eine schnelle, unkomplizierte und gesetzeskonforme Einrichtung der Meldekanäle. Garantiert werden dabei neben der Rechtskonformität höchste Sicherheitsstandards, einschließlich der Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO).

Mit SpediHub haben wir für diesen Part einen spezialisierten Dienstleister ins Boot geholt, der nicht nur mit der Thematik, sondern auch mit der Logistikbranche bestens vertraut ist und schon lange mit ELVIS in Kontakt steht.

SpediHub WHISTLEBLOWER-PAKETE

  • Einrichtung Ihrer Whistleblower-Plattform
  • Anonymer Meldekanal mit individueller Subdomain
  • Anlegen von Benutzern und Zugriffsrechten
  • Erfüllung aller Dokumentationspflichten
  • Gewährleistung der DSGVO-Konformität
  • Keine Einrichtungsgebühr für ELVIS Partner
  • Reduzierte Monatsgebühren für ELVIS Partner
  • 4-wöchige kostenlose Testphase

Paket M

bis 99 Beschäftigte
47 pro Monat
  • ELVIS Partner zahlen keine Einrichtungsgebühr
  • Preis pro Monat zzgl. MwSt.
  • inkl. Onboarding des Case-Managers
ELVIS

Paket L

100 bis 199 Beschäftigte
97 pro Monat
  • ELVIS Partner zahlen keine Einrichtungsgebühr
  • Preis pro Monat zzgl. MwSt.
  • inkl. Onboarding des Case-Managers
ELVIS

Paket XL

200 bis 499 Beschäftige
147 pro Monat
  • ELVIS Partner zahlen keine Einrichtungsgebühr
  • Preis pro Monat zzgl. MwSt.
  • inkl. Onboarding des Case-Managers
ELVIS

Paket XXL

500 bis 999 Beschäftige
237 pro Monat
  • ELVIS Partner zahlen keine Einrichtungsgebühr
  • Preis pro Monat zzgl. MwSt.
  • inkl. Onboarding des Case-Managers
ELVIS

HABEN SIE FRAGEN?

Daniel Markus
Leiter Consulting
Mitglied der Geschäftsleitung

Tel.: +49 6023 50734 – 19
Mobil: +49 162 2523 264
E-Mail

ANFRAGE/BESTELLUNG

Ihre Anfrage/Bestellung wird im Anschluss an ELVIS und SpediHub weitergeleitet, um effizient bearbeitet werden zu können. Ein etwaiger Vertrag kommt erst dann zustande, nachdem sich SpediHub mit Ihnen in Verbindung gesetzt und eine individuelle Beratung stattgefunden hat.

FAQ Hinweisgeberschutzgesetz

Das Hinweisgeberschutzgesetz (auch bekannt als Whistleblower-Schutzgesetz) ist eine gesetzliche Regelung, die Personen, die Missstände oder rechtswidrige Handlungen in Unternehmen oder öffentlichen Einrichtungen melden, Schutz bietet. Dieses Gesetz soll sicherstellen, dass Hinweisgeber ohne Angst vor Repressalien wie Kündigung, Mobbing oder rechtlichen Konsequenzen ihre Bedenken äußern können.

Hinweisgeber können Mitarbeiter, ehemalige Mitarbeiter, Auftragnehmer, Lieferanten oder jede Person sein, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeiten Kenntnis von Missständen oder rechtswidrigen Handlungen erhalten hat. Das Gesetz schützt diese Personen, wenn sie im öffentlichen Interesse handeln.

Das Gesetz deckt eine breite Palette von Verstößen ab, einschließlich, aber nicht beschränkt auf:

  • Finanzdelikte, Betrug, Korruption
  • Verstöße gegen Umweltschutzgesetze
  • Gefährdung der öffentlichen Gesundheit und Sicherheit
  • Verstöße gegen Verbraucherschutzgesetze

Hinweise können intern innerhalb der Organisation über eingerichtete Meldestellen oder extern bei zuständigen Behörden gegeben werden. In bestimmten Situationen ist auch eine öffentliche Meldung möglich, zum Beispiel wenn keine angemessene Reaktion auf die interne Meldung erfolgt oder eine unmittelbare öffentliche Gefahr besteht.

Das Gesetz stellt sicher, dass die Identität des Hinweisgebers geschützt wird und dass keine Repressalien gegen den Hinweisgeber ergriffen werden dürfen. Dazu gehören:

  • Vertraulichkeit der Identität des Hinweisgebers
  • Schutz vor Kündigung, Degradierung oder anderen Formen beruflicher Nachteile
  • Zugang zu Rechtsberatung und Unterstützung

Hinweisgeber, die trotz des gesetzlichen Schutzes Repressalien ausgesetzt sind, haben das Recht, sich an die zuständigen Behörden zu wenden und Rechtsmittel einzulegen. Das Gesetz sieht unter bestimmten Umständen auch einen Anspruch auf Schadensersatz vor.

Unternehmen sollten interne Meldestellen einrichten und klare Verfahren für den Umgang mit Hinweisen implementieren. Es ist wichtig, dass Mitarbeiter über ihre Rechte und die vorhandenen Meldewege informiert sind. Eine offene und transparente Unternehmenskultur, die die Meldung von Missständen fördert und unterstützt, ist ebenfalls entscheidend.

Das Hinweisgeberschutzgesetz legt spezifische Anforderungen fest, die je nach Größe und Art der Organisation variieren können. Im Allgemeinen gilt:

  • Große Unternehmen: Unternehmen mit mehr als 50 Mitarbeitern sind verpflichtet, interne Meldesysteme einzurichten. Diese Systeme sollen es ermöglichen, dass Hinweise vertraulich behandelt und effektiv untersucht werden können.
  • Kleine und mittelständische Unternehmen (KMU): Für KMU mit weniger als 50 Mitarbeitern ist die Einrichtung eines Meldesystems nicht zwingend vorgeschrieben, es wird jedoch empfohlen, um einen sicheren und vertraulichen Meldekanal zu bieten und um den gesetzlichen Anforderungen bei Wachstum des Unternehmens proaktiv gerecht zu werden.
  • Branchenspezifische Anforderungen: Unabhängig von der Größe können für bestimmte Branchen oder aufgrund besonderer Risiken spezifische Anforderungen gelten.
  • Zu welchem Zeitpunkt muss das Gesetz umgesetzt sein?
    Die Umsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes erfolgt stufenweise:
  • Für große Unternehmen: Unternehmen mit 250 oder mehr Mitarbeitern sollten die Anforderungen des Gesetzes bereits umgesetzt haben, da die Fristen für diese Unternehmen zuerst in Kraft getreten sind.
  • Für mittlere Unternehmen: Unternehmen mit 50 bis 249 Mitarbeitern hatten eine Frist zur Umsetzung der Anforderungen bis zum 17.12.2023.

Die Durchsetzung des Hinweisgeberschutzgesetzes wird durch die Möglichkeit der Verhängung von Bußgeldern bei Nichteinhaltung untermauert. Die spezifischen Bußgelder können je nach Schweregrad des Verstoßes und der nationalen Gesetzgebung variieren. Im Allgemeinen gilt:

  • Bußgelder für Organisationen: Unternehmen und Organisationen, die die Anforderungen des Gesetzes nicht erfüllen – beispielsweise durch das Nicht-Einrichten der erforderlichen internen Meldekanäle oder durch das Nicht-Gewährleisten des Schutzes von Hinweisgebern – können mit erheblichen Bußgeldern belegt werden. In Deutschland können Bußgelder bis zu einer Höhe von 50.000 Euro für einzelne Verstöße verhängt werden, abhängig von der Schwere und den Umständen des Verstoßes.
  • Bußgelder bei Vergeltungsmaßnahmen: Unternehmen, die Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen, können ebenfalls mit Bußgeldern belegt werden. Diese Bußgelder können ebenfalls beträchtlich sein, um die Ernsthaftigkeit des Schutzes von Hinweisgebern zu unterstreichen und zu gewährleisten, dass diese Personen nicht aus Angst vor Repressalien davon abgehalten werden, wichtige Informationen zu melden.
  • Individuelle Verantwortung: In bestimmten Fällen können auch individuelle Akteure, wie leitende Angestellte oder Mitarbeiter, die in die Nichteinhaltung des Gesetzes verwickelt sind oder Vergeltungsmaßnahmen gegen Hinweisgeber ergreifen, persönlich haftbar gemacht und mit Bußgeldern belegt werden.

Die gewünschten Informationen stehen nun zum Download zur Verfügung!

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